Kodėl tradicinės užduočių valdymo sistemos nebeveikia

Daugelis komandų vis dar bando valdyti užduotis naudodami el. pašto grandines, Excel lenteles ar lipnius lapelius ant monitoriaus krašto. Problema ta, kad šie metodai buvo sukurti visai kitai darbo aplinkai – tai, kas veikė prieš dešimtmetį, šiandien sukelia daugiau chaoso nei tvarkos.

Skaitmeninė užduočių dėžutė nėra tik dar viena programėlė jūsų darbalaukyje. Tai struktūruota sistema, kuri padeda komandai matyti visą darbo vaizdą vienu metu, nesikapstyti po dešimtis pokalbių ieškant, kas už ką atsakingas, ir neleisti svarbiems dalykams prasmegti informacijos sraute.

Realybė tokia: kai komanda auga, o projektai tampa sudėtingesni, intuityvūs metodai nebepakanka. Reikia sistemos, kuri veiktų už jus, o ne priešingai.

Pirmasis metodas: aiškios atsakomybės linijos

Viena didžiausių problemų bet kurioje komandoje – niekas tiksliai nežino, kas už ką atsakingas. Užduotis „pakibusi ore” yra greitas kelias į tai, kad ji nebus atlikta laiku arba bus atlikta dvigubai (kas irgi yra laiko švaistymas).

Skaitmeninėje užduočių dėžutėje kiekviena užduotis turi turėti vieną pagrindinį atsakingą asmenį. Ne du, ne tris – vieną. Kiti gali būti stebėtojai ar dalyviai, bet sprendimų priėmėjas ir galutinis atsakingas žmogus turi būti vienas.

Praktiškai tai atrodo taip: kai sukuriate naują užduotį, pirmiausia paskiriate ją konkrečiam asmeniui. Jei užduotis sudėtinga ir reikalauja kelių žmonių įnašo, ją geriau suskaidyti į mažesnes užduotis, kur kiekviena turi savo šeimininką. Pavyzdžiui, vietoj bendros užduoties „Parengti marketingo kampaniją”, sukuriate atskiras: „Parašyti reklaminį tekstą” (atsakingas Tomas), „Sukurti vizualinę medžiagą” (atsakinga Ieva), „Nustatyti biudžetą” (atsakinga Laura).

Antrasis metodas: prioritetų hierarchija, kuri iš tikrųjų veikia

Daugelis komandų naudoja trijų lygių prioritetų sistemą: žemas, vidutinis, aukštas. Problema ta, kad po savaitės viskas tampa „aukštu prioritetu”, nes kiekvienas projekto vadovas mano, kad jo užduotys svarbiausiose.

Geriau veikia keturių kategorijų sistema su aiškiais kriterijais:

Skubios ir svarbios – užduotys, kurios turi būti atliktos šiandien ar rytoj, ir jų neatlikimas tiesiogiai paveiks verslo rezultatus. Tokių užduočių bet kuriuo metu turėtų būti ne daugiau kaip 2-3 vienam žmogui.

Svarbios, bet neskubios – strateginiai projektai, kurie kuria ilgalaikę vertę. Čia patenka dauguma planavimo, sisteminių patobulinimų, mokymų užduočių. Jos neturi aiškaus „degančio” termino, bet ignoruojant jas ilgai, jos pereis į pirmą kategoriją.

Skubios, bet ne itin svarbios – dažnai tai būna kažkieno kito sukurtas skubumas. Susirinkimai, kurie galėtų būti el. laiškai, smulkūs prašymai, kurie atrodo svarbūs dabar, bet neturi ilgalaikės įtakos.

Nei skubios, nei svarbios – užduotys, kurios galbūt apskritai neturėtų būti darbotvarkėje. Jas reikėtų reguliariai peržiūrėti ir drąsiai ištrinti.

Svarbu, kad visa komanda sutartų dėl šių kriterijų ir juos nuosekliai taikytų. Skaitmeninė užduočių dėžutė leidžia filtruoti užduotis pagal prioritetus, todėl kiekvienas gali greitai pamatyti, kur sutelkti dėmesį.

Trečiasis metodas: termino nustatymo menas

Terminai yra ginklas dviem ašmenimis. Per daug jų – ir komanda gyvena nuolatiniame strese, nuolat vėluodama. Per mažai – ir niekas neturi skubotumo jausmo, užduotys vilkosi be galo.

Efektyvus termino nustatymas prasideda nuo realistiško laiko įvertinimo. Dažniausiai žmonės neįskaičiuoja laiko nenumatytiems dalykams, susirinkimams, el. laiškams ir kitiems trukdžiams. Gera taisyklė: įvertinkite, kiek laiko užduotis turėtų užtrukti idealiais atvejais, ir padauginkite iš 1,5. Taip gausite realistišką terminą.

Ne visoms užduotims reikia termino. Jei užduotis nėra laiko jautri, geriau jos neapkrauti dirbtinu terminu. Vietoj to, ją galima priskirti konkrečiam sprintui ar savaitei, bet be konkrečios datos.

Kai nustatote terminus, naudokite skaitmeninės dėžutės priminimų funkciją. Nustatykite priminimus ne tik galutiniam terminui, bet ir tarpiniams tikrinimo taškams. Pavyzdžiui, jei projektas turi būti baigtas po mėnesio, nustatykite priminimus po savaitės (patikrinti pradžią), po dviejų savaičių (įvertinti progresą) ir likus trims dienoms (galutinis šlifavimas).

Ketvirtasis metodas: užduočių suskaidymas į valdomus gabalus

Viena didžiausių klaidelių – kurti per dideles užduotis. Kai užduoties aprašymas yra „Atnaujinti svetainę” ar „Pagerinti klientų aptarnavimą”, tai ne užduotis – tai projektas.

Gera užduotis turėtų būti užbaigiama per vieną ar dvi darbo dienas. Jei ji trunka ilgiau, ją reikia skaidyti. Tai ne tik palengvina darbą, bet ir sukuria pasiekimų jausmą – kai galite pažymėti užduotį kaip atliktą, tai motyvuoja tęsti.

Praktinis pavyzdys: vietoj „Sukurti naują produkto funkciją”, sukuriate užduočių grandinę:
– Surinkti vartotojų atsiliepimus apie reikiamą funkciją
– Sukurti techninę specifikaciją
– Patvirtinti dizainą su komanda
– Sukurti prototipą
– Atlikti vidinius testus
– Pataisyti rastas klaidas
– Parengti dokumentaciją
– Paleisti beta versiją

Kiekviena iš šių užduočių gali būti priskirta skirtingiems žmonėms, turi aiškų rezultatą ir gali būti užbaigta per trumpą laiką. Skaitmeninė užduočių dėžutė leidžia susieti šias užduotis tarpusavyje, kad matytumėte bendrą projekto eigą.

Penktasis metodas: efektyvūs komentarai ir komunikacija

Viena vertingiausių skaitmeninės užduočių dėžutės funkcijų – galimybė diskutuoti apie konkrečią užduotį jos kontekste, o ne el. pašto grandinėse ar atsitiktiniuose pokalbių languose.

Tačiau komentarų skiltyje taip pat gali susidaryti chaosas, jei nesilaikoma kelių principų. Pirma, komentarai turėtų būti konkretūs ir susiję su užduotimi. Bendri pokalbiai ar šalutinės temos priklauso kitur. Antra, svarbi informacija neturėtų būti palaidota komentaruose – jei diskusijoje priimtas sprendimas ar pasikeitė užduoties aprašymas, tai reikia atnaujinti pačioje užduoties kortelėje.

Naudokite @paminėjimus, kad atkreiptumėte konkretaus žmogaus dėmesį į klausimą. Bet nesimėtykite jais be reikalo – jei paminite pusę komandos kiekviename komentare, žmonės pradės ignoruoti pranešimus.

Kai užduotis užbaigiama, gera praktika – parašyti trumpą santraukos komentarą: kas buvo padaryta, kokie rezultatai, ar yra tolimesnių veiksmų. Tai padeda vėliau, kai reikia prisiminti, kaip buvo išspręsta panaši problema.

Šeštasis metodas: reguliarios peržiūros ir valymas

Užduočių dėžutė, kaip ir bet kuri sistema, linkusi užsiteršti. Senos užduotys, kurios nebereikalingos, bet niekas jų neištrynė. Užduotys, kurios „beveik baigtos” jau tris mėnesius. Dublikatai. Mirusios idėjos.

Įveskite savaitinį ar dviejų savaičių ritualą – užduočių valymo sesiją. Tai neturėtų užtrukti daugiau nei 30 minučių, bet šis procesas išlaiko sistemą veikiančią.

Peržiūros metu klauskite savęs:
– Ar ši užduotis vis dar aktuali?
– Ar ji teisingai priskirta?
– Ar prioritetas atitinka dabartinę situaciją?
– Ar terminas realistiškas?
– Ar yra užduočių, kurios užstrigusios ir reikia pagalbos?

Užduotis, kurios nebeaktualios, drąsiai ištrinkite arba perkelkite į archyvą. Nebijokite prarasti „galbūt kada nors reikalingos” informacijos – jei ji tikrai svarbi, atsiras vėl. Švari sistema yra produktyvi sistema.

Septintasis metodas: vizualizacija ir darbo srautų valdymas

Skaitmeninės užduočių dėžutės dažnai siūlo skirtingus vaizdavimo būdus: sąrašus, lenteles, Kanban lentas, Gantt diagramas. Nėra vieno teisingo būdo – skirtingi metodai tinka skirtingoms situacijoms.

Kanban lenta puikiai tinka operatyviniam darbui, kur užduotys juda per etapus: „Daryti”, „Vykdoma”, „Peržiūroje”, „Atlikta”. Tai vizualiai aiškus būdas matyti, kur užstrigo darbas. Jei „Peržiūroje” skiltyje susikaupė dešimt užduočių, akivaizdu, kad peržiūros procesas yra butelio kaklelis.

Sąrašų vaizdas geresnis detaliam planavimui, kai reikia matyti daug informacijos vienu metu: terminus, prioritetus, atsakingus asmenis, žymes.

Gantt diagramos naudingos sudėtingiems projektams su priklausomybėmis, kur vienos užduoties pradžia priklauso nuo kitos pabaigos.

Svarbu, kad visa komanda naudotų tą patį vaizdavimo būdą pagrindiniams projektams. Jei kiekvienas žiūri į užduotis skirtingai, prarandamas bendros vizijos privalumas.

Dar vienas vizualizacijos aspektas – žymės ir kategorijos. Sukurkite prasmingą žymių sistemą: pagal projektą, pagal tipą (klaida, patobulinimas, nauja funkcija), pagal klientą, pagal departamentą. Bet neperdarykite – per daug žymių tampa tokia pat neefektyvi kaip jų nebuvimas.

Kai sistema tampa komandos kultūros dalimi

Įdiegti skaitmeninę užduočių dėžutę yra viena. Pasiekti, kad komanda ja tikrai naudotųsi – visai kas kita. Daugelis įrankių miršta ne dėl to, kad jie blogi, bet dėl to, kad žmonės grįžta prie senų įpročių.

Sėkmė priklauso nuo to, ar sistema tampa natūralia darbo dalimi. Tai reiškia, kad naujos užduotys iš karto sukuriamos dėžutėje, o ne užrašomos ant lapelio. Kad susirinkimuose žmonės atidaro užduočių lentas, o ne klausinėja „o kas turėjo tai padaryti?”. Kad komandos nariai patys tikrina savo užduotis kiekvieną rytą, o ne laukia, kol kas nors jiems primins.

Tam reikia laiko ir nuoseklumo. Pradžioje gali tekti švelniai priminti: „Gal sukurtum dėl to užduotį?”, „Ar galėtum atnaujinti užduoties statusą?”. Po kelių savaičių tai tampa automatizmu.

Svarbu ir vadovų pavyzdys. Jei komandos vadovas pats nenaudoja sistemos nuosekliai, niekas kitas to nedarys rimtai. Bet jei vadovas rodo, kad priima sprendimus remdamasis tuo, kas užduočių dėžutėje, ir tikisi, kad informacija ten bus aktuali, komanda seka pavyzdžiu.

Galiausiai, sistema turėtų padėti, o ne trukdyti. Jei pastebite, kad žmonės vengia ja naudotis, klauskite kodėl. Galbūt per sudėtinga? Per daug laukų reikia užpildyti? Per daug pranešimų? Geriau turėti paprastesnę sistemą, kuria visi naudojasi, nei tobulą, kurią visi apeidžia.

Produktyvumas nėra apie tai, kiek užduočių galite sukurti ar kiek funkcijų turi jūsų įrankis. Tai apie tai, kaip sklandžiai komanda gali dirbti kartu, žinodama, kas už ką atsakingas, kas svarbu, ir kas vyksta. Skaitmeninė užduočių dėžutė – tik įrankis, bet teisingai naudojamas, jis gali pakeisti chaosą į koordinuotą veiksmą. O tai jau verta investuoto laiko.