Kai festivalio idėja dar tik gimsta galvoje

Žinių festivaliai pastaruoju metu tapo beveik kiekvieno miesto ar organizacijos prestižo reikalu. Visi nori turėti savo TED’ą, savo intelektualinį šou, kuris pritrauktų minias ir sukurtų tą geidžiamą „buzz’ą” socialiniuose tinkluose. Bet štai problema – dauguma šių renginių baigiasi kaip dar vienas nuobodus konferencijų maratonas, kur žmonės daugiau laiko praleidžia koridoriuose su kava, nei klausydamiesi pranešėjų.

Pirmiausia turite suprasti, kodėl apskritai norite organizuoti žinių festivalį. Ne, rimtai – kodėl? Jei atsakymas skamba kaip „nes kiti taip daro” arba „reikia kažką daryti su biudžetu”, geriau iš karto sustokite. Geras žinių festivalis gimsta iš tikros problemos ar poreikio sprendimo, ne iš tuščio noro „būti matomiems”.

Koncepcija turi būti aiški kaip stiklas. Kas yra jūsų auditorija? Ne „visi, kurie domisi”, o konkretus žmonių segmentas su konkrečiais poreikiais. Jei bandysite patikti visiems, nepatiksite niekam. Geriau turėti 200 fanatiškai atsidavusių dalyvių nei 2000 abejingų, kurie atėjo tik dėl nemokamų sumuštinių.

Biudžeto realybė ir iliuzijos

Kalbėkime apie pinigus, nes čia prasideda dauguma nesusipratimų. Žinių festivalio organizavimas kainuoja daug daugiau, nei jums atrodo sėdint su Excel’io lentele ir įrašant „apytikres” sumas. Visada – ir aš pabrėžiu, VISADA – padauginkite savo pradinį biudžetą bent pusantro karto. Tai nėra pesimizmas, tai realizmas.

Didžiausia klaida, kurią mačiau dešimtis kartų: organizatoriai skiria 70% biudžeto pranešėjams ir vietai, o rinkodarai lieka truputis. Paskui stebiasi, kodėl salė pustuštė. Jūs galite turėti geriausius pasaulio ekspertus, bet jei niekas apie tai nežino arba nesupras, kodėl tai svarbu, rezultatas bus apgailėtinas.

Štai ką tikrai reikia įskaičiuoti: techninis aprūpinimas (ir ne pigiausias, nes nieko taip nesugadina įspūdžio kaip mikrofono švokštimas ar nutrūkęs vaizdo srautas), profesionali fotografija ir video (jei neturite medžiagos po renginio, jis tarsi neįvyko), apdrauda (taip, ir tai), nenumatyti kaštai (jie tikrai atsiras). Ir dar – žmonės. Jums reikės daugiau savanorių ir darbuotojų, nei manote.

Pranešėjai: kaip nerasti nuobodžiausių žmonių planetoje

Čia prasideda tikrasis iššūkis. Akademiniai titulai ir įspūdingi CV nereiškia, kad žmogus moka įdomiai kalbėti. Aš mačiau profesorių su trimis daktaro laipsniais, kurie sugeba užmigdyti auditoriją per penkias minutes. Ir mačiau praktiką be jokių titulų, kurie laiko žmones įsikibusiais į kėdes valandą be pertraukos.

Jūsų darbas – rasti tuos, kurie ne tik ką nors žino, bet ir moka tuo pasidalinti. Kaip tai patikrinti? Paprasta: paprašykite video įrašo iš ankstesnių jų kalbų. Jei jų nėra arba jie atsisako siųsti – raudonas signalas. Jei video nuobodus – dar didesnis raudonas signalas. Nepasitikėkite vien rekomendacijomis, nes žmonės dažnai rekomenduoja savo draugus, ne geriausius pranešėjus.

Dar viena problema – „žvaigždžių liga”. Taip, garsūs vardai pritraukia dėmesį, bet ar jie tikrai suteiks vertę jūsų auditorijai? Kartais mažiau žinomas, bet labiau į temą įsigilinęs ekspertas bus šimtą kartų naudingesnis nei garsenybė, kuri pasakys tuos pačius dalykus, kuriuos sakė paskutiniuose dvidešimtyje renginių.

Ir dar: diversifikuokite. Ne dėl politinio korektiškumo, o dėl to, kad skirtingos perspektyvos daro renginį įdomesnį. Jei visi jūsų pranešėjai yra vyresnio amžiaus vyrai iš sostinės, turintys panašų išsilavinimą ir karjerą – tai ne festivalis, tai klubo susirinkimas.

Vietos pasirinkimas: daugiau nei tik keturios sienos

Konferencijų centrai yra saugus, bet dažnai mirtinai nuobodus pasirinkimas. Taip, jie turi visą reikiamą infrastruktūrą, bet jie taip pat turi tą sterilią, neasmenišką atmosferą, kuri slopina bet kokį kūrybiškumą ir energiją.

Pagalvokite netradiciškai. Seni pramoniniai pastatai, muziejai, netgi lauko erdvės (su atsarginiu planu lietui) gali sukurti daug įsimintinesnę patirtį. Bet čia svarbu nepervertinti formos prieš turinį. Jei vieta yra „cool”, bet ten siaubinga akustika arba žmonės turės stovėti tris valandas, nes nėra kur sėsti – jūs pralaimėjote.

Praktiniai dalykai, kuriuos BŪTINA patikrinti prieš pasirenkant vietą: interneto greitis (ne tai, ką jie žada, o realus), elektros pajėgumai (ar išlaikys visą jūsų techniką), tualetų skaičius (juokinga, bet kritiškai svarbu), prieiga neįgaliesiems (ne tik teorinė, bet praktinė), viešojo transporto pasiekiamumas ir parkavimo galimybės. Jei bent vienas iš šių punktų problematiškas – ieškokite toliau.

Programos sudarymas: menas rasti pusiausvyrą

Štai kur daugelis festivaliukų subyrėja į gabalus. Jie bando įkišti per daug turinio į per mažai laiko arba, atvirkščiai, ištęsia viską taip, kad žmonės pradeda slapčia žiūrėti į laikrodžius ir planuoti pabėgimą.

Žmonių dėmesio trukmė yra ribota. Tai ne nuomonė, tai mokslinė realybė. Po 45 minučių net pats įdomiausias pranešimas pradeda prarasti savo galią. Todėl 20-30 minučių pranešimai su aiškia struktūra veikia daug geriau nei valandiniai monologai. Palikite laiko diskusijoms – dažnai būtent jose gimsta vertingiausi įžvalgos.

Pertraukos nėra tuščias laikas. Jos yra kritiškai svarbios tinklaveikai, apmąstymams ir paprastam žmogiškam poreikiui pailsėti. Neprisikimškite programos taip, kad žmonės vos spėja nubėgti iki tualeto. Geriau turėkite mažiau pranešimų, bet kokybiškai suorganizuotų, nei maratoną, kuris palieka visus išsekusius.

Ir dar vienas dalykas: pradžia ir pabaiga yra svarbiausia. Pirmasis pranešėjas nustato toną visam renginiui, o paskutinis lieka atmintyje. Nedėkite silpniausių pranešėjų į šias pozicijas tik todėl, kad „kažkas turi būti”. Geriau turėkite vieną pranešimą mažiau.

Technologija: kai viskas gali sugesti (ir suges)

Murfi dėsnis žinių festivalių kontekste turėtų būti perrašytas taip: „Viskas, kas gali sugesti, suges būtent tada, kai prasidės svarbiausias pranešimas”. Esu mačiusi projektoriaus gedimą likus penkioms minutėms iki atidarymo, mikrofono baterijas, kurios išsikrauna per pačią kulminaciją, ir interneto ryšį, kuris dingsta būtent tada, kai reikia transliuoti tiesiogiai.

Todėl: visada turėkite planą B. Ir planą C. Atsarginiai kabeliai, atsarginiai mikrofonai, atsarginės baterijos, atsarginis projektoriaus šviesos šaltinis. Skamba paranojiškai? Galbūt. Bet vieną kartą, kai visa tai išgelbės jūsų renginį, suprasite, kodėl tai būtina.

Profesionalus garso ir vaizdo technikas nėra prabanga – tai būtinybė. Ne jūsų draugas, kuris „išmano apie techniką”, ne savanoris, kuris „kadaise dirbo su garsu”. Profesionalas, kuris yra matęs viską ir žino, kaip išspręsti problemas realiu laiku. Taip, tai kainuoja, bet tai viena iš tų sričių, kur taupymas atsirūgsta labai skaudžiai.

Jei planuojate transliuoti tiesiogiai ar įrašinėti – testuokite viską ne kartą, o kelis kartus. Ir ne savo biure su geru internetu, o būtent toje vietoje, kur vyks renginys, tuo pačiu paros metu, kai planuojamas festivalis. Interneto greitis gali drastiškai skirtis priklausomai nuo to, kiek žmonių juo naudojasi tuo metu.

Rinkodara: kodėl niekas neateis, jei tinkamai nepasistengsit

„Jei pastatysime, jie ateis” – tai veikia tik kino filmuose apie beisbolo aikštes. Realiame gyvenime jums reikia triukšmingai, nuosekliai ir strategiškai skleisti žinią apie savo renginį.

Pradėkite anksti. Ne mėnesį prieš renginį, o tris ar net keturis. Žmonės planuoja savo laiką iš anksto, ypač jei jūsų festivalis trunka visą dieną ar kelias dienas. Jei pranešite per vėlai, jų kalendoriai jau bus užpildyti.

Socialiniai tinklai yra svarbūs, bet jie nėra viskas. El. pašto kampanijos vis dar veikia, ypač jei jūsų auditorija yra profesionalai. Partnerystės su organizacijomis, kurios jau turi jūsų tikslinės auditorijos dėmesį, gali būti daug efektyvesnės nei bet koks mokamas skelbimas.

Bet svarbiausia – pasakokite istoriją, ne tik faktus. Ne „Mūsų festivalyje bus 15 pranešėjų ir 3 panelės”, o „Sužinosite, kaip išspręsti X problemą, kuri kamuoja jūsų pramonę” arba „Susitiksite su žmonėmis, kurie keičia Y sritį”. Žmonės neperka bilietų į renginius, jie perka transformaciją, patirtį, ryšius.

Kai festivalis vyksta: valdyti chaosą realiu laiku

Jūsų kruopštus planavimas susidurs su realybe, ir realybė visada laimi. Bus vėluojančių pranešėjų, pasiklydusių dalyvių, netikėtų techninių problemų ir šimto kitų smulkių (ir ne tokių smulkių) krizių.

Turėkite aiškią komandą su aiškiomis atsakomybėmis. Vienas žmogus turi būti atsakingas už pranešėjus, kitas už techniką, trečias už dalyvius. Ir būtinai turėkite vieną žmogų, kurio vienintelis darbas yra spręsti nenumatytas problemas – nes jų tikrai bus.

Komunikacija tarp komandos narių turi būti momentinė. Walkie-talkie arba bent jau WhatsApp grupė, kur visi gali greitai pranešti apie problemas ar pasikeitimus. Nesinaudokite el. paštu kritinėms situacijoms – jis per lėtas.

Stebėkite dalyvių nuotaiką. Jei matote, kad žmonės masiškai išeina po tam tikro pranešimo ar pradeda atrodyt nuobodžiai – tai vertinga informacija. Galbūt reikia trumpesnių pertraukų, galbūt programą reikia šiek tiek pakoreguoti. Būkite lankstūs, bet ne chaotiški.

Ir nepamirškite pačių paprasčiausių dalykų: ar yra pakankamai vandens, ar veikia kondicionieriai (arba šildymas, priklausomai nuo sezono), ar tualetai švarus, ar yra kur palikti drabužius. Šie „smulkūs” dalykai gali sugadinti net geriausiai suplanuotą programą.

Po festivalio: kai tikrasis darbas tik prasideda

Daugelis organizatorių atsipalaiduoja, kai festivalis pasibaigia. Klaida. Tai, kas vyksta po renginio, lemia, ar žmonės prisimins jį kaip puikią patirtį, ar kaip dar vieną užmirštą renginį.

Pirma: padėkos. Pranešėjams, partneriams, savanoriams, dalyviams. Ne bendras el. laiškas, o asmeniniai, apgalvoti padėkos žodžiai. Tai kuria lojalumą ir didina tikimybę, kad šie žmonės dalyvaus ar padės organizuoti kitą kartą.

Antra: turinys. Jei įrašėte pranešimus – nepaleiskite jų visko iš karto. Strategiškai paskirstykite per keletą savaičių, kad palaikytumėte dėmesį ir pasiektumėte tuos, kurie negalėjo dalyvauti. Sukurkite trumpus highlight’us socialiniams tinklams, blog’o įrašus su pagrindinėmis įžvalgomis, foto albumus.

Trečia: grįžtamasis ryšys. Tikras, ne formalus. Paprašykite dalyvių ne tik įvertinti skalėje nuo 1 iki 5, bet ir papasakoti, kas jiems patiko, kas ne, ką norėtų matyti kitą kartą. Ir – svarbiausia – perskaitykite ir išanalizuokite šį grįžtamąjį ryšį. Jame slypi aukso gabalai jūsų kitam renginiui.

Ketvirta: finansinė analizė. Kur išleidote daugiau nei planavo, kur galėjote sutaupyti, kas davė geriausią investicijų grąžą. Būkite žiauriai sąžiningi su savimi. Jei renginys buvo finansiškai nesėkmingas, geriau pripažinti tai dabar ir išmokti pamoką, nei kartoti tas pačias klaidas.

Žinių festivalio organizavimas nėra raketų mokslas, bet tai ir ne paprasta užduotis, kurią galima atlikti „tarp kitko”. Tai reikalauja kruopštaus planavimo, realistinio biudžeto, geros komandos ir gebėjimo valdyti šimtą judančių dalių vienu metu. Bet kai tai padaroma gerai – kai matote pilną salę įsitraukusių žmonių, kai girdite diskusijas tęsiančias koridoriuose po pranešimų, kai gaunate žinučių „tai buvo geriausia konferencija, kurioje dalyvavau” – tada suprantate, kad visas tas stresas ir darbas buvo vertas to. Tik nepamirškite: kiekvienas festivalis yra mokymosi patirtis. Pirmasis gali būti chaotiškas, antrasis – šiek tiek geresnis, o trečiasis – jau tikrai geras. Svarbiausia – mokytis iš klaidų, klausytis auditorijos ir niekada nesiliauti tobulėti.