Kai idėja gimsta kavos puodelio dugne

Žinių festivalis – tai ne tiesiog renginys, kur žmonės susirenka pasiklausyti paskaitų. Tai gyva erdvė, kur susitinka smalsumas, patirtis ir noras mokytis. Bet kaip iš migloto „būtų smagu kažką tokio surengti” gimsta tikras, veikiantis festivalis? Viskas prasideda nuo koncepcijos, ir čia svarbu nesusižavėti pirmąja idėja.

Prieš kelerius metus stebėjau, kaip viena nedidelė organizacija Kaune bandė surengti žinių festivalį apie tvarumą. Idėja buvo puiki, bet jie padarė klasikinę klaidą – iškart šoko į detales. Norėjo ir virtualios realybės, ir garsiausių prelegentų, ir išskirtinių lokacijų. Po dviejų mėnesių chaotiškų susirinkimų projektas tiesiog užgeso. Kodėl? Nes nebuvo aiškios koncepcijos stuburo.

Gera koncepcija atsako į tris paprastus klausimus: kam tai darome, kam tai skirta ir kodėl žmonės turėtų ateiti? Skamba paprasta, bet būtent čia dauguma suklumpa. Jūsų festivalis gali būti orientuotas į profesionalų tobulėjimą, bendruomenės švietimą ar net tapti socialinio tinklo kūrimo platforma. Bet jis negali būti viskas visiems – tai kelias į vidutinybę.

Biudžetas: ne tik skaičiai, bet ir prioritetai

Kalbėkime atvirai apie pinigus. Žinių festivalis gali kainuoti ir 2000, ir 200 000 eurų – viskas priklauso nuo ambicijų ir realybės. Bet didžiausia klaida – pradėti planuoti programą neturint bent apytikrio biudžeto supratimo.

Vienas mano pažįstamas organizatorius dalijosi pamokomą istoriją. Jie planavo dviejų dienų festivalį su dešimčia tarptautinių prelegentų. Tik po mėnesio planavimo kas nors pagalvojo paskaičiuoti, kiek kainuos skrydžiai, apgyvendinimas ir honorarai. Suma buvo trigubai didesnė nei turimi resursai. Rezultatas? Programą teko perpus mažinti, o kai kuriems jau pakviestiems prelegentams – atsisakyti. Nemaloni situacija, kurią galima išvengti.

Praktiškas patarimas: pradėkite nuo to, ką tikrai turite. Jei jūsų biudžetas 5000 eurų, nesvaičiokite apie tarptautinius pranešėjus. Geriau sutelkite dėmesį į vietinius ekspertus – jų kelionės kainuos mažiau, o žinios gali būti ne menkesnės. Vienas kokybiškas prelegentas vertas dešimties vidutiniškų.

Biudžeto struktūroje paprastai didžiausią dalį sudaro: vieta (20-30%), prelegentai (25-35%), marketingas (15-20%), techninė įranga (10-15%), maitinimas (10-15%) ir nenumatyti dalykai (visada palikite 10%). Taip, nenumatyti dalykai – tai ne prabanga, o būtinybė. Projektorius sugenda, prelegentas suserga, oras nepaklūsta jūsų planams.

Vieta ir laikas: daugiau nei tik logistika

Kur ir kada vyksta festivalis – tai sprendimas, kuris gali nulemti viską. Ir ne, čia ne tik apie tai, ar salė talpina pakankamai žmonių.

Vieta turi atitikti jūsų festivalio dvasią. Jei organizuojate inovacijų festivalį, senas teatras gali būti įdomus kontrastas, bet modernaus verslo centro erdvė tikriausiai atrodys natūraliau. Jei tai bendruomeninis renginys, biblioteka ar kultūros centras gali sukurti tinkamą atmosferą. Aplankykite vietą ne tik darbo metu, bet ir tuo laiku, kada vyks renginys. Kaip ten atrodo vakare? Ar yra pakankamai apšvietimo? Ar lengva rasti įėjimą?

Laikas – dar viena paslaptis. Daugelis automatiškai renkasi savaitgalį, manydami, kad žmonėms bus patogiau. Bet jei jūsų auditorija – verslo profesionalai, jie galbūt norės dalyvauti darbo metu (ir darbdavys galbūt net apmokės). Jei tai šeimoms skirtas renginys, šeštadienio rytas gali būti idealus. O jei studentams – penktadienio vakaras tikrai ne.

Viena organizacija Vilniuje surengė technologijų festivalį rugpjūčio viduryje. Programa buvo puiki, prelegentai įdomūs, bet salė pustuštė. Kodėl? Nes rugpjūtis – atostogų metas. Jų tikslinė auditorija buvo paplūdimiuose, ne konferencijų salėse. Kitais metais perkėlė į rugsėjį – rezultatas buvo tris kartus geresnis.

Programa: tarp įvairovės ir chaoso

Programa – tai festivalio širdis. Ir čia lengva pasiklysti tarp noro pasiūlyti kuo daugiau ir būtinybės išlaikyti kokybę bei aiškumą.

Pirmiausia – nedarykite programos per tankios. Tai galbūt skamba keistai, bet žmonės festivalyje nori ne tik klausytis paskaitų. Jie nori aptarti išgirstą, užmegzti kontaktų, išgerti kavos, net tiesiog apdoroti informaciją. Jei tarp sesijų paliksite tik 10 minučių pertraukos, sukursite stresą, ne įkvėpimą.

Gera formulė: 45 minučių paskaita ar diskusija, 15 minučių pertrauka. Pietums – bent valanda. Taip, tai reiškia, kad per dieną tilps mažiau turinio, bet tas turinys bus geriau įsisavintas. Vienas festivalio organizatorius man sakė: „Geriau, kad žmonės išeitų norėdami daugiau, nei jausdamiesi perpildyti ir pavargę.”

Prelegentų atranka – atskiras menas. Venkite pagundos kviesti tik garsias pavardes. Žinoma, vienas ar du žinomi vardai padės pritraukti dėmesį, bet tikrą vertę kuria turinys. Geriau mažiau žinomas ekspertas su praktine patirtimi ir aiškia žinute nei garsenybė, kuri pasakys bendrybes.

Ir dar vienas dalykas – įtraukite įvairių formatų. Ne visos sesijos turi būti klasikinės paskaitos. Diskusijos, praktiniai užsiėmimai, Q&A sesijos, net žaidybiniai elementai gali atgaivinti programą. Viename festivalyje mačiau „greitųjų žinių” sesiją – 5 prelegentai po 10 minučių kiekvienas. Dinamiška, įvairi, žmonės buvo sužavėti.

Marketingas: kaip papasakoti apie tai, kas dar neįvyko

Galite surengti geriausią festivalį pasaulyje, bet jei niekas apie jį nežinos, salė liks tuščia. Marketingas – tai ne tik keletas įrašų socialiniuose tinkluose.

Pradėkite anksti. Bent du-trys mėnesiai iki renginio – tai minimumas. Žmonės planuoja savo laiką, ypač jei festivalis vyksta savaitgalį ar reikia keliauti. Pirmieji pranešimai gali būti bendri, bet jau turite galėti pasakyti, kas, kada ir kodėl verta dalyvauti.

Socialiniai tinklai – akivaizdus kanalas, bet naudokite juos protingai. Vietoj kasdienių „nepraleiskite!” įrašų, dalinkitės vertingu turiniu. Pristatykite prelegentus ne tik vardais, bet ir įdomiais faktais apie juos. Dalinkitės užkulisiais – kaip ruošiatės, kokios problemos iškyla, kaip jas sprendžiate. Žmonės mėgsta autentiškumą.

El. paštas vis dar veikia, nesvarbu, ką kas sako. Bet čia svarbu turėti kokybišką kontaktų sąrašą. Jei organizuojate pirmą festivalį, pradėkite nuo savo tinklo ir prašykite žmonių dalintis. Partneriai, bendradarbiai, draugai – kiekvienas gali prisidėti.

Vienas efektyvus būdas – ankstyvosios paukštės bilietas. Žmonės, kurie registruojasi anksčiau, gauna nuolaidą. Tai ne tik skatina ankstyvą registraciją, bet ir padeda jums geriau planuoti. Jei po mėnesio turite tik 10 registracijų, žinote, kad reikia stiprinti marketingą. Jei 100 – galite būti ramesni.

Logistika: smulkmenos, kurios nėra smulkmenos

Festivalis – tai šimtai mažų detalių, kurios kartu sukuria patirtį. Ir būtent čia dažniausiai slypi nesėkmės priežastys.

Registracija – pirmasis dalyvio kontaktas su festivaliu. Ar sistema veikia sklandžiai? Ar žmonės gauna patvirtinimą? Ar aišku, ką daryti atėjus į vietą? Viename festivalyje mačiau, kaip žmonės 30 minučių stovėjo eilėje prie registracijos stalo, nes organizatoriai nebuvo pasirengę srautui. Nuotaika sugadinta dar prieš prasidedant programai.

Praktiškas sprendimas: naudokite QR kodus. Žmonės gauna juos el. paštu, atvykę tiesiog parodo – greitai, paprasta, šiuolaikiška. Jei laukiate daugiau nei 100 dalyvių, turėkite bent du registracijos taškus.

Navigacija vietoje – dažnai pamirštama detalė. Žmonės turi lengvai rasti sales, tualetus, kavos zoną, išėjimus. Aiškūs ženklai, gal net spalvų kodai skirtingoms salėms. Vienas festivalis panaudojo grindų lipduką rodykles – paprasta, bet efektyvu.

Technika – čia nėra vietos improvizacijai. Mikrofonai, projektoriai, garso sistema – visa tai turi būti patikrinta ne kartą, o kelis kartus. Turėkite atsarginius kabelius, adapterius, net atsarginį mikrofoną. Vienas techninis sutrikimas gali sugadinti visą sesiją.

Maitinimas – jei festivalis trunka ilgiau nei kelias valandas, žmonės norės valgyti. Net jei neplanuojate pilnų pietų, turėkite bent užkandžių ir gėrimų. Kava – privaloma. Ir ne ta pigiausia automato kava, bet normali. Žmonės tai pastebės ir įvertins.

Komanda: vienas lauke ne karys

Negalite surengti festivalio vienas. Net jei tai mažas renginys, jums reikės pagalbos. Ir čia svarbu ne tik turėti žmonių, bet turėti tinkamų žmonių tinkamose vietose.

Aiškiai paskirstykite vaidmenis. Kas atsakingas už prelegentus? Kas už techniką? Kas už registraciją? Kas už socialinių tinklų valdymą renginio metu? Jei visi daro viską, niekas nedaro nieko gerai.

Savanoriai gali būti puiki pagalba, bet jiems reikia vadovavimo. Surenkite juos prieš renginį, paaiškinkite, ko tikitės, parodykite vietą, atsakykite į klausimus. Ir turėkite koordinatorių, kuris renginio metu bus jų kontaktinis asmuo.

Komunikacija komandoje – kritinis dalykas. Sukurkite bendrą grupę (WhatsApp, Telegram, kas jums patogiau), kur renginio metu galite greitai keistis informacija. „Projektorius 2 salėje neveikia” – ir techninė komanda jau žino, kad reikia skubėti.

Vienas organizatorius man pasakojo, kaip jų festivalyje prelegentas nepasirodė. Bet kadangi komanda gerai komunikavo, per 15 minučių jie perorganizavo programą, perkėlė kitą sesiją anksčiau, ir dauguma dalyvių net nepastebėjo problemos. Tai įmanoma tik su gerai suderinta komanda.

Kai festivalio diena aušta ir kas po jos

Festivalis prasidėjo. Jūs nervuojatės, bet stenkitės to neparodyti. Dalyviai jaučia organizatorių energiją – jei jūs ramūs ir pasitikintys, jie jaučiasi saugūs.

Būkite matomi, bet ne įkyrūs. Dalyviai turi žinoti, kad jei kyla klausimas ar problema, jie gali kreiptis. Bet nebėgiokite po salę kaip višta be galvos – tai kelia nerimą.

Stebėkite, kaip viskas vyksta. Ar žmonės įsitraukę? Ar salės pilnos? Ar pertraukos pakankamai ilgos? Jei matote, kad kažkas neveikia, ir galite tai pakeisti – keiskite. Lankstumas – jūsų draugas.

Užfiksuokite momentus. Fotografijos, vaizdo įrašai, dalyvių atsiliepimai socialiniuose tinkluose – visa tai bus vertinga ne tik atminimui, bet ir kitų metų marketingui. Turėkite asmenį, atsakingą už turinį.

Kai festivalis baigiasi, jūsų darbas dar ne. Grįžtamasis ryšys – aukso vertės informacija. Išsiųskite trumpą apklausą dalyviams. Kas patiko? Kas ne? Ką norėtų kitąmet? Žmonės, kurie ką tik dalyvavo, yra motyvuoti dalintis nuomone.

Padėkite visiems – prelegentams, partneriams, savanoriams, dalyviams. Asmeniškas el. laiškas ar net ranka rašytas atvirukas gali palikti puikų įspūdį ir padėti išlaikyti ryšį ateičiai.

Ir pagaliau – atsisėskite su komanda ir aptarkite, kas vyko. Ne formalus susirinkimas, o nuoširdus pokalbis. Kas pavyko? Kur suklupome? Ką kitąmet darytume kitaip? Užsirašykite visa tai, kol atmintis šviežia. Šie užrašai bus neįkainojami, kai po metų pradėsite planuoti kitą festivalį.

Žinių festivalis – tai kelionė, kurioje kiekvienas žingsnis svarbus. Nuo pirmosios idėjos iki paskutinio padėkos laiško. Tai daug darbo, kartais streso, bet kai matote pilną salę įsitraukusių žmonių, kai girdite pokalbius pertraukų metu, kai gauna žinutes „tai buvo nuostabu” – suprantate, kad verta. Ir jau galvojate apie kitą festivalį, nes dabar žinote, kaip tai daryti geriau.