Kai idėja dar tik gimsta galvoje

Žinių festivalis – tai ne vien dar vienas renginys miesto kultūros kalendoriuje. Tai galimybė suburti žmones, kuriems svarbu mokytis, dalintis patirtimi ir kartu kurti ką nors prasmingo. Bet kaip iš miglotos idėjos galvoje pasidaryti tikrą, veikiantį festivalį, kuris nepavirsta chaotiška nesėkme?

Pirmiausia reikia atsakyti į kelis paprastus, bet esminius klausimus. Kam šis festivalis? Kokią problemą jis sprendžia arba kokį poreikį tenkina? Gal jūsų mieste trūksta erdvės profesionalams dalintis patirtimi? O gal jauni žmonės neturi kur sužinoti apie naujas karjeros galimybes? Konkreti atsakymai į šiuos klausimus taps jūsų festivalio stuburu.

Viena mano pažįstama organizatorė pasakojo, kaip prieš penkerius metus pradėjo kurti technologijų festivalį savo mieste. Pirmus metus ji tiesiog kalbėjosi su žmonėmis kavinėse, viešosiose erdvėse, socialiniuose tinkluose. Klausė, ko jiems trūksta, ką norėtų išgirsti, kokio formato renginiai būtų įdomiausi. Tik po trijų mėnesių tokių pokalbių ji pradėjo rašyti konkretų planą. Dabar tas festivalis kasmet pritraukia per 5000 dalyvių.

Pinigai, komanda ir realistiniai planai

Finansavimas – tai tema, kuri daugelį organizatorių verčia nerimauti naktimis. Ir teisingai verčia, nes be pinigų net genialiausia koncepcija lieka tik popieriuje. Bet čia svarbu suprasti: nebūtina iš karto turėti milžinišką biudžetą.

Pirmasis festivalis gali būti kuklus. Viena diena, kelios paskaitos, nemokama erdvė (biblioteka, bendruomenės centras, universitetas), savanoriai vietoj apmokamo personalo. Svarbiausia – kokybė ir aiški vertė dalyviams, o ne blizgučiai. Kai parodote, kad koncepcija veikia, rasti rėmėjus kitais metais bus daug lengviau.

Dėl komandos – nepamirškite, kad žmonės, su kuriais dirbsite, yra svarbesni už bet kokį biudžetą. Geriau turėti tris motyvuotus, atsakingus žmones nei dešimt, kurie dirba tik dėl pinigų ar CV eilutės. Ieškokite tų, kurie tiki festivalio idėja ir supranta jo tikslą.

Praktinis patarimas: sudarykite aiškų atsakomybių sąrašą. Kas atsako už pranešėjų paiešką? Kas tvarko techniką? Kas bendrauja su rėmėjais? Kai visi žino savo zoną, išvengiama to chaoso, kai visi daro viską ir niekas nedaro nieko. Naudokite projektų valdymo įrankius – Trello, Asana ar bent Google Sheets su aiškiomis užduotimis ir terminais.

Pranešėjai, kurie tikrai domina

Čia daugelis festivalių organizatorių padaro klaidą – kviečia „garsias pavardes” neatsižvelgdami, ar tie žmonės tikrai turi ką pasakyti jūsų auditorijai. Profesorius su trimis daktaro laipsniais gali būti nuobodus kaip lietaus diena, o jauna startuolio įkūrėja – uždegti salę.

Renkant pranešėjus, galvokite apie istoriją, kurią jie pasakos. Ar ji aktuali? Ar ji įkvepia? Ar iš jos galima pasimokyti kažko konkretaus? Žmonės ateina į žinių festivalius ne klausytis abstrakčių teorijų – jie nori praktinių įžvalgų, realių pavyzdžių, gal net šiek tiek įkvėpimo.

Dar vienas dalykas – įvairovė. Jei visi jūsų pranešėjai yra vyrai virš 50-ies iš sostinės, turime problemą. Skirtingos perspektyvos, skirtinga patirtis, skirtingi požiūriai – tai daro festivalį gyvą ir įdomų. Ieškokite talentų ne tik akivaizdžiose vietose.

Ir nebijokite pradedančiųjų. Kartais žmogus, kuris dar tik pradeda savo kelią, bet turi aistrą ir šviežių idėjų, gali būti daug įdomesnis nei nusistovėjęs ekspertas, kartojantis tą patį jau dešimt metų. Tiesiog tokiems pranešėjams gali reikėti daugiau pagalbos ruošiantis – ir tai normalu.

Vieta ir logistika, kuri neužmuša

Erdvės pasirinkimas – tai ne tik kvadratiniai metrai ir kėdžių skaičius. Tai atmosfera, pasiekiamumas, techninės galimybės. Puiki vieta gali pakelti vidutinį festivalį, o bloga – sugadinti net genialią programą.

Patikrinkite, ar erdvė lengvai pasiekiama viešuoju transportu. Ar yra parkavimo vietų. Ar pritaikyta neįgaliesiems. Ar yra normalus internetas (taip, tai 2024-ieji, bet kai kuriose vietose WiFi vis dar veikia kaip 2005-aisiais). Ar akustika tinkama? Ar galima patamsinti salę prezentacijoms?

Technika – atskira skausmo tema. Jei nesate tikri dėl garso sistemos, projektoriaus ar apšvietimo, geriau samdykite profesionalą. Nieko taip nesugadina renginio kaip pranešėjas, kurio niekas negirdi, arba skaidrės, kurių niekas nemato. Tai ne vieta taupyti.

Logistikos plane turėtų būti atsakymai į tokius klausimus: kaip žmonės registruosis? Kur dės viršutinius drabužius? Kur bus kavos pertraukos? Kaip žmonės žinos, kurioje salėje vyksta kokia paskaita? Kaip elgsitės, jei pranešėjas pavėluos ar visai neatvyks? Skamba smulkmeniškai, bet būtent šios smulkmenos dažnai lemia, ar žmonės išeis patenkinti, ar nusivylę.

Marketingas be beprasmio triukšmo

Galite surengti geriausią festivalį pasaulyje, bet jei apie jį niekas nežinos – salės bus tuščios. Marketingas prasideda ne savaitę prieš renginį, o mėnesiais anksčiau.

Pirmiausia – aiškiai suformuluokite, kam šis festivalis skirtas. „Visiems besidomintiems” – tai ne tikslinė auditorija. Studentams, ieškant karjeros krypties? IT specialistams, norintiems sužinoti apie naujas technologijas? Verslininkams, kuriems rūpi tvarumas? Kuo konkretesni būsite, tuo lengviau rasite savo žmones.

Socialiniai tinklai – akivaizdu, bet ne bet kaip. Vietoj šimto bendrų įrašų „registruokitės dabar”, papasakokite istorijas. Pristatykite pranešėjus – ne tik jų CV, o tai, kodėl jų tema svarbi. Dalinkitės užkulisiais. Rodykite, kaip ruošiatės. Žmonės mėgsta jausti, kad yra renginio dalimi dar prieš jam prasidedant.

El. paštas vis dar veikia – nepaisant to, ką sako visi „socialinių tinklų ekspertai”. Jei turite kontaktų bazę, naudokite ją. Tik prašau, nerašykite tų baisių korporatyvinių laiškų su šimtu šauktukinių ženklų. Rašykite kaip žmogus žmogui.

Partnerystės su organizacijomis, kurios jau turi jūsų tikslinę auditoriją, gali būti aukso vertės. Universitetas, profesinė asociacija, bendruomenės grupė – jei jie pasidalins informacija su savo nariais, tai verta dešimties reklaminių kampanijų.

Festivalio diena: kai viskas vyksta iš tikrųjų

Rytą prieš festivalį jūs tikriausiai miegos mažai ir nervinsitės daug. Tai normalu. Bet štai kas padeda: detalus minutinis scenarijus ir komanda, kuri žino, ką daryti.

Atvykite į vietą bent dviem valandomis anksčiau. Patikrinkite viską: techniką, registracijos stalą, kavos aparatus, tualetus, nuorodas. Turėkite atsarginį planą – ir atsarginį atsarginiam planui. Pranešėjas susirgęs? Projektorius neveikia? Pristatytos ne tos užkandos? Gyvenimas mėgsta mesti iššūkius.

Svarbu: paskirsite vieną žmogų, kuris spręstų visas nenumatytas problemas. Ne jūs – jums reikia matyti bendrą vaizdą ir bendrauti su svarbiais žmonėmis. Tas „problemų sprendėjas” turėtų būti ramus, greitas ir sumaniai galvojantis.

Tarp sesijų pertraukos yra ne mažiau svarbios už pačias paskaitas. Tai laikas žmonėms bendrauti, užmegzti kontaktų, aptarti išgirstą. Nepripildykite programos taip, kad žmonės bėgtų iš vienos sesijos į kitą be kvėpavimo. Geriau mažiau turinio, bet kokybiškai ir su erdve jam įsisavinti.

Stebėkite auditoriją. Ar žmonės įsitraukę? Ar nekyla problemų? Kartais reikia improvizuoti – sutrumpinti pertrauką, jei diskusija įdomiai išsivysto, arba priešingai, padaryti neplanuotą pauzę, jei matote, kad žmonės pavargę.

Po festivalio: kai darbas dar nesibaigė

Festivalis pasibaigė, paskutiniai dalyviai išėjo, jūs galbūt norite tiesiog gulti ir nieko nedaryti savaitę. Bet palaukite – dar yra svarbių dalykų.

Pirmiausia – padėkos. Pranešėjams, savanoriams, rėmėjams, partneriams. Asmeniškai, nuoširdžiai. Šie žmonės prisidėjo prie jūsų festivalio sėkmės, ir jie turi tai žinoti. Be to, jei kitais metais norėsite vėl su jais dirbti, geri santykiai dabar yra investicija į ateitį.

Antra – grįžtamasis ryšys. Išsiųskite dalyvių apklausą. Kas patiko? Kas ne? Ką norėtų kitais metais? Žmonės dažnai nori dalintis nuomone, jei matote, kad tikrai klausotės. Ir šis grįžtamasis ryšys yra neįkainojamas planuojant kitą festivalį.

Trečia – turinys po renginio. Jei filmavote paskaitas – paskelbkite jas. Jei darėte nuotraukas – pasidalinkite. Jei buvo įdomių citatų ar įžvalgų – sukurkite iš jų turinį socialiniams tinklams. Festivalis gali gyventi dar mėnesius po faktinės datos, jei protingai naudosite sukurtą turinį.

Ir galiausiai – komandos susitikimas. Atsisėskite, aptarkite, kas vyko gerai, kas ne. Neieškokite kaltų – ieškokite pamokų. Kas kitais metais turėtų būti kitaip? Ką tikrai reikia palikti? Užsirašykite viską, kol dar šviežia atmintyje. Už pusės metų daugelio detalių jau nebeprisiminsite.

Kai festivalis tampa tradicija

Pirmasis festivalis – tai eksperimentas. Antrasis – jau pradeda formuotis tradicija. Trečiasis – žmonės pradeda laukti jo kalendoriuose. Ir štai čia prasideda tikrasis iššūkis: kaip išlaikyti šviežumą, kai formatas tampa įprastu?

Atsakymas – nuolat klausykite savo bendruomenės ir nebijokite keistis. Galbūt pirmais metais darėte tik paskaitas, bet dabar žmonės nori daugiau interaktyvumo – įtraukite dirbtuves. Galbūt pradėjote kaip vieną dieną trunkantį renginį, bet matote, kad yra potencialas savaitės festivaliu – augkite. Arba priešingai – galbūt mažesnis, bet intensyvesnis formatas būtų vertingesnis.

Svarbu neužmiršti, kodėl pradėjote. Ta pradinė idėja, tas poreikis, kurį norėjote patenkinti – tai jūsų kompasas. Kai abejojate dėl sprendimo, grįžkite prie jos. Ar šis pasirinkimas padeda įgyvendinti mūsų misiją? Jei taip – eikite į priekį. Jei ne – galbūt reikia permąstyti.

Žinių festivalis, kuris tampa miesto ar bendruomenės dalimi, daro kažką nuostabaus – jis kuria erdvę mokymosi kultūrai augti. Žmonės pradeda vertinti žinias, noriai dalijasi patirtimi, ieško galimybių mokytis. Ir tai, galbūt, yra didžiausias organizatoriaus pasiekimas – ne vieno renginio sėkmė, o ilgalaikis poveikis bendruomenei. Kai po kelerių metų sutinkate žmones, kurie sako, kad jūsų festivalis pakeitė jų karjerą ar įkvėpė naujam projektui – štai tada suprantate, kad visas tas stresas, nemiga ir begaliniai planavimo susitikimai buvo verti.