Kodėl žinių festivalis – tai daugiau nei konferencija

Žinių festivalis skiriasi nuo įprastos konferencijos maždaug tiek, kiek gyvas koncertas nuo įrašo studijoje. Čia vyksta ne tik pranešimų skaitymas, bet ir tikras intelektualinis šou – diskusijos, eksperimentai, netikėti susitikimai tarp skirtingų sričių žmonių. Kai prieš penkerius metus pirmą kartą organizavau tokį renginį, maniau, kad pakaks surinkti įdomių kalbėtojų ir nuomoti erdvę. Klydo! Žinių festivalis reikalauja visiškai kitokio mąstymo.

Pirmiausia reikia suprasti, kad žmonės ateina ne tik klausytis – jie nori patirti. Jie ieško įkvėpimo, naujų pažinčių, galimybės pabūti tarp bendraminčių. Vienas mano pažįstamas, dalyvavęs dešimtyse panašių renginių, sakė: „Geriausi festivaliuose momentai vyksta ne salėse, o koridoriuose tarp paskaitų”. Ir jis teisus. Todėl organizuojant tokį renginį reikia galvoti ne tik apie programą, bet ir apie erdves susitikimams, netikėtumams, spontaniškumui.

Koncepcija: kaip rasti savo festivalio DNR

Prieš pradedant bet ką organizuoti, reikia atsakyti į vieną paprastą klausimą: ko pasauliui trūksta? Dar vienos konferencijos apie verslą? Vargu. Dar vieno renginio, kur kalbėtojai skaito nuo skaidrių? Tikrai ne. Jūsų festivalis turi turėti aiškią tapatybę, kuri jį išskirs iš kitų.

Kai kuriame festivalio koncepciją, aš visada pradedu nuo trijų dalykų. Pirma – tema, kuri yra pakankamai plati, kad pritrauktų įvairias auditorijas, bet pakankamai konkreti, kad turėtų aiškią kryptį. Pavyzdžiui, „ateities technologijos” – per platu. O „kaip dirbtinis intelektas keičia kūrybines profesijas” – jau įdomiau ir konkretiau.

Antra – formatas. Ar tai bus vienos dienos intensyvas, ar savaitgalio maratonas? Kokia bus kalbėtojų ir dalyvių sąveika? Vienas sėkmingiausių festivalių, kuriame teko dalyvauti, turėjo taisyklę: po kiekvienos 20 minučių paskaitos – 40 minučių diskusijai ir praktiniams užsiėmimams. Žmonės išeidavo ne su galva, pilna teorijos, o su konkrečiais įrankiais ir idėjomis.

Trečia – vertybės. Kas jums svarbu? Prieinamumas? Įvairovė? Inovacijos? Bendruomeniškumas? Šios vertybės turėtų atsispindėti visuose sprendimuose – nuo to, kaip renkate kalbėtojus, iki to, kokį maistą siūlote pertraukų metu.

Biudžetas ir finansavimas: skaičiai, kurie nemelsuoja

Dabar apie nemalonią, bet būtiną dalį – pinigus. Žinių festivalis gali kainuoti nuo kelių tūkstančių iki šimtų tūkstančių eurų, priklausomai nuo ambicijų. Bet net ir su kukliu biudžetu galima sukurti kažką nuostabaus, jei protingai planuoji.

Pirmiausia sudarykite detalų išlaidų sąrašą. Erdvės nuoma paprastai sudaro 20-30% viso biudžeto. Kalbėtojų honorarai – dar 20-30%, nors čia galima derėtis, ypač jei siūlote gerą matomumą ir kokybišką auditoriją. Techninė įranga, maistas, reklama, draudimas, nenumatytos išlaidos – visa tai sudeda. Mano patirtis rodo, kad reikia pridėti dar 15-20% biudžeto nenumatytoms išlaidoms, nes jos tikrai atsiras.

Finansavimo šaltiniai gali būti įvairūs. Bilietai – akivaizdžiausias variantas, bet ne vienintelis. Rėmėjai ir partneriai dažnai nori būti siejami su kokybišku intelektualiniu turiniu. Tik nepamirškite: rėmėjų logotipai neturėtų užgožti paties renginio esmės. Vienas festivalis, kurį mačiau, turėjo tiek daug rėmėjų logotipų scenoje, kad atrodė kaip Formulės 1 bolidas.

Dar vienas būdas – ankstyvųjų bilietų pardavimas su nuolaida. Tai ne tik padeda surinkti pradinį kapitalą, bet ir parodo, ar jūsų idėja tikrai domina žmones. Jei per pirmąsias dvi savaites nepardavėte nė vieno bilieto – galbūt reikia permąstyti koncepciją.

Komanda: žmonės, be kurių niekas neįvyks

Galite turėti genialiausią idėją pasaulyje, bet be tinkamos komandos ji liks tik idėja. Žinių festivalio organizavimas – tai ne vieno žmogaus šou. Jums reikės bent kelių pagrindinių žmonių, kurie tikrai supranta, ką daro.

Programos kuratorius – asmuo, atsakingas už turinį. Tai turi būti žmogus su puikiu skirtingų sričių išmanymu ir gebėjimu matyti įdomias sąsajas. Jis ieško kalbėtojų, kuria programą, užtikrina, kad viskas būtų subalansuota ir įdomu.

Logistikos koordinatorius – tas, kuris pasirūpina, kad viskas vyktų sklandžiai. Nuo erdvės parengimo iki to, kad kalbėtojai gautų vandenį ir mikrofonas veiktų. Šis žmogus turi būti pedantiškas, organizuotas ir gebėti išspręsti problemas akimirksniu.

Komunikacijos vadovas – atsakingas už viešinimą, socialinę žiniasklaidą, ryšius su žiniasklaida. Šis žmogus pasakoja jūsų festivalio istoriją taip, kad žmonės norėtų būti jos dalimi.

Ir dar vienas svarbus dalykas – savanoriai. Geri savanoriai gali išgelbėti bet kokią situaciją, o blogi – viską sugadinti. Aš visada stengiuosi surasti žmones, kurie tikrai domisi festivalio tema, o ne tik ieško nemokamo bilieto. Jiems reikia aiškių instrukcijų, geros nuotaikos ir pripažinimo už jų darbą.

Vieta ir data: detalės, kurios lemia viską

Renkantis vietą festivalyje, reikia galvoti ne tik apie tai, kiek žmonių telpa salėje. Erdvė kuria atmosferą. Tradicinė konferencijų salė su fluorescencinėmis lempomis ir plastmasinėmis kėdėmis – tai viena istorija. Pramoninė erdvė su aukštomis lubomis ir natūralia šviesa – visai kita.

Aš visada ieškau vietų, kurios turi charakterį. Senas teatras, modernios bibliotekos erdvė, netgi gerai pritaikyta gamykla gali tapti puikia festivalio vieta. Svarbiausia – erdvė turi atitikti jūsų festivalio dvasią. Jei kalbate apie inovacijas ir ateitį, senas viešbutis su sovietmečio interjeru gali siųsti netinkamą žinutę.

Techninės galimybės – dar vienas kritinis aspektas. Ar yra geras garso sistema? Ar pakanka elektros lizdų? Ar interneto ryšys išlaikys šimtus žmonių, vienu metu bandančių įkelti nuotraukas į Instagram? Viename renginyje, kurį organizavau, Wi-Fi sugedo po pirmos valandos, ir tai tapo dienos tema socialiniuose tinkluose – ne gerąja prasme.

Dėl datos – vengkite akivaizdžių konfliktų. Patikrinkite, ar tuo metu nevyksta kiti dideli renginiai jūsų srityje. Taip pat atsižvelkite į sezoną. Vasaros viduryje žmonės linkę būti atostogose, o gruodžio pabaigoje – kalėdinėje sumaištyje. Rugsėjis ir spalis, arba kovas ir balandis paprastai būna geras laikas.

Programa: kaip sukurti įsimintiną patirtį

Programa – tai festivalio širdis. Ir čia reikia rasti pusiausvyrą tarp struktūros ir laisvės, tarp žinomų vardų ir naujų balsų, tarp teorijos ir praktikos.

Pirmiausia, įvairovė. Jei visos jūsų paskaitos truks po 45 minutes ir bus tos pačios struktūros, žmonės pradės snausti po pietų. Maišykite formatus: trumpos 15 minučių „žaibo” paskaitos, panelės diskusijos, interaktyvūs užsiėmimai, Q&A sesijos. Vienas įdomiausių formatų, kurį mačiau – „greitieji pasimatymai su ekspertais”, kur dalyviai kas 10 minučių keičia stalus ir gali užduoti klausimus skirtingiems specialistams.

Kalbėtojų atranka – tai menas. Žinoma, žinomi vardai pritraukia publiką, bet nepamiršite ir kylančių žvaigždžių. Dažnai būtent jie turi šviežiausias idėjas ir didžiausią entuziazmą. Kai renkuosi kalbėtojus, visada klausiu savęs: ar šis žmogus turi ką pasakyti, ar tik gražiai skamba jo titulas?

Dar vienas patarimas – duokite kalbėtojams aiškias gaires, bet ne per daug ribokite. Pasakykite, kokia auditorija, kiek laiko, kokio tipo turinys tikėtinas. Bet leiskite jiems būti savimi. Geriausi pranešimai atsiranda tada, kai žmogus kalba apie tai, kas jam tikrai rūpi, o ne skaito iš paruošto scenarijaus.

Ir būtinai palikite laiko „tuščioms” erdvėms. Pertraukos tarp sesijų turėtų būti pakankamai ilgos, kad žmonės galėtų pasikalbėti, apdoroti išgirstą informaciją, užmegzti kontaktus. Kai kurie organizatoriai bijo tuščių minučių programoje, bet būtent jos dažnai sukuria didžiausią vertę dalyviams.

Viešinimas: kaip pasiekti savo auditoriją

Galite turėti nuostabiausią festivalį pasaulyje, bet jei niekas apie jį nežino – kam jis reikalingas? Viešinimas turi prasidėti anksti ir būti nuoseklus. Ne sprogimas paskutinę savaitę, o pastovi komunikacija kelis mėnesius.

Socialiniai tinklai – akivaizdus kanalas, bet ne vienintelis. Sukurkite festivalio tapatybę, kuri būtų atpažįstama visuose kanaluose. Tai gali būti specifinė spalvų paletė, tam tikras vizualinis stilius, net tam tikras kalbėjimo tonas. Vienas festivalis, kurį stebiu, visada naudoja ironiškus, šiek tiek provokuojančius antraštės – ir tai veikia, nes išsiskiria iš nuobodžių „profesionalių” pranešimų srautų.

Turinys prieš renginį – tai ne tik bilietų pardavimas. Dalinkitės įžvalgomis iš kalbėtojų, kurkite įdomų turinį apie temas, kurios bus aptariamos. Vienas protingas organizatorius pradėjo podcast seriją prieš du mėnesius iki festivalio, kur kalbėjosi su būsimais kalbėtojais. Tai ne tik sukūrė lūkestį, bet ir davė daug turinio viešinimui.

Partnerystės su organizacijomis, kurios jau turi jūsų tikslinę auditoriją, gali būti neįkainojamos. Universitetai, profesinės asociacijos, tematiniai portalai – visi jie gali padėti pasiekti tinkamus žmones. Tik įsitikinkite, kad partnerystė yra abipusiai naudinga, o ne tik jūs prašote paslaugos.

El. pašto rinkodarą vis dar veikia, nors daugelis sako, kad ji mirusi. Bet ji turi būti protinga. Ne šlamštas su „PASKUTINĖ GALIMYBĖ PIRKTI BILIETUS!!!”, o vertingas turinys, kuris žmones tikrai domina. Aš siunčiu ne daugiau kaip vieną laišką per savaitę, ir kiekvienas turi kažką naudingo – įžvalgą, patarimą, įdomų faktą.

Renginio diena: kai viskas tampa tikrove

Ir štai atėjo ta diena. Visi mėnesiai planavimo dabar virsta tikrove. Čia pradeda veikti Merfio dėsnis visu pajėgumu – kas gali nepavykti, tas nepavyks. Todėl reikia būti pasirengusiems improvizuoti.

Rytą atvykite bent dviem valandomis anksčiau nei planuojamas renginio pradžia. Patikrinkite viską: garsą, šviesą, projekcijas, registracijos stalą, maistą, tualetus. Taip, net tualetus – viename renginyje, kurį organizavau, pamiršome patikrinti, ir paaiškėjo, kad moterų tualete nėra tualetinio popieriaus. Smulkmena? Galbūt. Bet žmonės ją pamena.

Turėkite planą B kiekvienam kritiniam elementui. Kas nutiks, jei kalbėtojas nepasirodys? Jei sugenda mikrofonas? Jei internetas neveikia? Viename festivalyje, kuriame dalyvavau, pagrindinis kalbėtojas susilaužė koją pakeliui į renginį. Organizatoriai per 30 minučių surado puikų pakaitą iš dalyvių tarpo – tai buvo vienas įsimintiniausių festivalio momentų.

Komandos komunikacija turi būti nepriekaištinga. Mes visada naudojame bendrą chat grupę, kur galima greitai spręsti problemas. „Salėje A baigiasi vanduo”, „Kalbėtojas B vėluoja 15 minučių”, „Reikia dar 20 kėdžių salėje C” – visa tai turi būti sprendžiama akimirksniu.

Ir dar vienas dalykas – nepamirškite pačių dalyvių patirties. Vaikščiokite po erdvę, kalbėkitės su žmonėmis, stebėkite, kas veikia, o kas ne. Galbūt salėje per šalta? Gal pertraukos per trumpos? Gal žmonės nesuranda tualetų? Šios smulkmenos kuria bendrą įspūdį.

Po festivalio: kai tikrasis darbas tik prasideda

Festivalis pasibaigė, paskutinis svečias išėjo, jūs vos laikotės ant kojų nuo nuovargio. Bet darbas dar nesibaigė. Iš tiesų, tai, ką darote po renginio, gali būti net svarbiau nei pats renginys.

Pirma – padėkos. Parašykite asmeniškas padėkas kalbėtojams, rėmėjams, savanoriams, partneriams. Ne šablonišką „Ačiū už dalyvavimą”, o tikrai nuoširdų žinutę, kur paminite konkrečius dalykus, kurie jums buvo svarbūs. Šie žmonės padėjo sukurti jūsų festivalį, ir jie nusipelno pripažinimo.

Antra – grįžtamasis ryšys. Išsiųskite apklausą dalyviams, kol įspūdžiai dar švieži. Bet padarykite ją trumpą – maksimum 10 klausimų. Žmonės nenori užpildyti 50 klausimų anketos. Klauskite konkrečių dalykų: kas labiausiai patiko, kas nuvylė, ką norėtų matyti kitą kartą.

Trečia – turinys. Jei filmavote paskaitas, redaguokite ir skelbkite jas. Jei darėte nuotraukas, sukurkite albumą. Parašykite straipsnį apie festivalio įžvalgas. Visas šis turinys pratęsia festivalio gyvavimą ir kuria vertę tiems, kurie negalėjo dalyvauti.

Ketvirta – finansinė ataskaita. Suskaičiuokite, kiek iš tikrųjų kainavo renginys, kiek uždirbo, kur buvo didžiausios išlaidos. Ši informacija bus neįkainojama planuojant kitą festivalį. Aš visada randu, kad kai kurios išlaidos buvo daug didesnės nei tikėjausi, o kitos – mažesnės.

Ir galiausiai – bendruomenės puoselėjimas. Žmonės, kurie dalyvavo jūsų festivalyje, yra ne tik vienkartiniai klientai. Tai bendruomenė, kuri dalijasi panašiais interesais. Sukurkite būdus jiems bendrauti ir po renginio – Facebook grupę, mėnesinius susitikimus, newsletter su įžvalgomis. Kai ateis laikas kitam festivalyje, šie žmonės bus jūsų ambasadoriai.

Žinių festivalis – tai ne renginys, o procesas. Jis prasideda daug anksčiau nei pirmoji paskaita ir baigiasi daug vėliau nei paskutinis plojimai. Bet jei viską darote su aistra, dėmesiu detalėms ir tikru noru sukurti vertę žmonėms, rezultatas bus vertas visų pastangų. Ir kas žino – galbūt jūsų festivalis taps tuo renginiu, kurio žmonės lauks kiekvienais metais, kuris keičia karjeras ir kuria naujas idėjas. Būtent dėl šios galimybės verta imtis šio iššūkio.